Receitas do Escritório
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      Receitas - Cadastro

      Esse artigo explica de forma geral como funciona o cadastro de receitas no EasyJur.

      Pré-requisitos:

      Para poder realizar o cadastro de receitas, é necessário que o usuário tenha acesso de visualização e edição do módulo de receitas. Esse acesso pode ser adicionado por meio do Cadastro de Usuários.

      Onde realizar o lançamento:

      O lançamento de receitas pode ser realizado diretamente no módulo de receitas ou por meio da aba Receitas, presente nos seguintes módulos:

      • Pessoas
      • Processos & Casos
      • Projeto Consultivo
      • Contratos (Submódulo de Financeiro & Contratos)

      Lançamento manual vs. Lançamento automático:

      Os lançamentos (criação ou cadastro) podem ser realizados de forma manual ou automática.

      Lançamentos manuais: São os lançamentos realizados por meio do botão +Novo, presente no módulo de receitas e nos módulos que possuem a aba Receitas.

      Lançamentos automáticos:

      • Gerados por regra de contrato (disponível apenas a partir do plano Growth).
      • Transferência de entrada da conta Asaas (apenas quando o escritório possui a conta Asaas white label vinculada ao EasyJur).
      • Lançamento de receita remanescente.
      • Receita de reembolso (quando vinculada à despesa reembolsável).

      Como criar uma receita pelo módulo de Receitas do Escritório:

      Acesse o módulo Receitas do Escritório. Este é um submódulo de Financeiro e Contratos.

      Financeiro e Contratos → Receitas do Escritório.

      Dentro do módulo, na parte superior da tela, abaixo da barra azul padrão do EasyJur, clique no botão +Novo.

      Ao clicar no botão, aparecerão duas opções para serem escolhidas: Operacional e Não Operacional. Essas opções representam os dois tipos básicos de receitas. Abaixo estão as definições de cada tipo e exemplos para cada um deles:

      Receita Operacional: É o dinheiro que o escritório recebe diretamente pela sua atividade principal, ou seja, pelos serviços jurídicos prestados aos clientes.

      Exemplos:

      • Honorários advocatícios: provenientes de ações judiciais, consultorias, elaboração de contratos, pareceres etc.
      • Serviços de assessoria jurídica: contratos de assessoria mensal para empresas, atendimento a demandas recorrentes.

      Receita Não Operacional: Refere-se a ganhos que o escritório obtém por meio de atividades que não estão diretamente relacionadas à prestação de serviços jurídicos. São rendimentos extras, que não fazem parte do core business do escritório.

      Exemplos:

      • Aluguel de salas ou espaços ociosos: caso o escritório tenha salas disponíveis, pode alugá-las para outros profissionais ou empresas.
      • Rendimentos de aplicações financeiras: juros sobre investimentos do capital do escritório.
      • Venda de bens: receita obtida com a venda de algum ativo do escritório, como um imóvel ou equipamento que não é mais utilizado.
      • Indenizações: valores recebidos por danos materiais ou morais.

      Com os conceitos de operacional e não operacional compreendidos, é importante escolher um dos tipos para realizar a criação da receita.

      Criar Receita Operacional:

      Para criar uma receita operacional, após clicar no botão +Novo, clique em Operacional.

      Após clicar, uma nova janela será aberta para que sejam preenchidos os campos da receita.

      Em uma visão de cima para baixo e da esquerda para direita, iremos comentar sobre cada informação presente na janela que foi aberta.

      Título da janela: CADASTRO DE RECEITA

      Ao lado do título há uma interrogação. Essa interrogação é um botão de acesso rápido à nossa base de conhecimento; ao clicar nela, abre-se um artigo explicando sobre o cadastro de receitas.

      Abaixo do título encontram-se as abas presentes na janela.

      Abas:

      • Principal: Aba onde são inseridas as principais informações sobre a receita.
      • Repasse: Aba onde pode ser configurado um repasse (despesa). Além disso, a funcionalidade de Split de Pagamentos deve ser utilizada por meio desta aba também.
      • Centro de Receita: Aba onde podem ser indicados os centros de receita e seus respectivos percentuais.
      • GED: Gerenciador Eletrônico de Documentos.
      • Grupos: Aba utilizada para vincular grupos à receita.
      • Timeline: Aba onde fica registrada a "história" da receita, registrando as alterações e inclusão de informações desde o cadastro ou lançamento automático da receita.

      Agora, cada aba será detalhada.

      Aba Principal:

      A aba principal é a que contém mais informações e onde devem ser inseridas as informações que irão compor a receita. Abaixo estão os campos e seus respectivos propósitos.

      • Cliente Vinculado: Este campo deve ser utilizado para inserir o cliente do escritório que esteja relacionado a esta receita. Não necessariamente precisa ser a pessoa que irá pagar a receita. Por exemplo: Caso a receita seja proveniente de uma causa ganha em um processo, o pagador da receita será diferente do cliente do escritório.

      • Pagador: Pessoa que efetivamente irá pagar a receita. Se o pagador e o cliente forem os mesmos, ambos os campos terão os mesmos valores. Agora, se o pagador for um e o cliente outro, cada campo deve indicar a respectiva pessoa. Se o escritório emite notas fiscais e cobranças (boletos) pelo EasyJur, é importante ter como procedimento do escritório sempre preencher o campo de Pagador.

      • Contrato: Caso exista um contrato relacionado ao serviço que motivou o lançamento da receita, é fortemente recomendado que seja vinculado o contrato à receita. Uma informação importante: o contrato geralmente está em nome do cliente. Dessa forma, se o pagador não for o cliente, ainda assim o contrato vinculado é o contrato do cliente. Além disso, após inserir o cliente na receita, no campo de contrato só aparecerão contratos que são desse cliente. Por essa razão, caso o contrato desejado não seja exibido entre as opções de contratos, é importante verificar se no cadastro do contrato o cliente da receita também está vinculado.

      • Processo: O vínculo do processo à receita é semelhante ao do contrato. Dessa forma, caso a receita que está sendo lançada tenha sido motivada por um processo específico, é interessante vincular o processo à receita. É importante compreender que o processo já deve ter sido cadastrado previamente, e só serão exibidas como opções de processos aqueles que tenham o cliente da receita vinculado.

      • Projeto: Caso o lançamento da receita tenha sido motivado por algum Projeto Consultivo, é interessante vinculá-lo à receita por meio deste campo. Assim como nos campos Contrato e Processo, só serão exibidos projetos que tenham o mesmo cliente vinculado à receita.

      • Área do Direito: Caso o escritório tenha um controle de receitas por área do direito, é interessante preencher este campo com a área correspondente. Quando a receita está vinculada ao processo, geralmente a área da receita será a mesma do processo, porém o sistema permite escolher qualquer área desejada.

      • Advogado: Apesar do campo se chamar Advogado, ele não é destinado apenas para inserir um usuário do tipo Advogado. Na verdade, ele se refere ao 'Responsável'. Portanto, neste campo, pode-se inserir o advogado vinculado (por exemplo, se for uma receita referente a um processo, pode-se inserir o advogado do processo, facilitando o pagamento de repasses e comissões).

      • Plano de Contas: O plano de contas é como um organizador de "gavetas" para o dinheiro do escritório, separando as "peças" (transações) em categorias como: receitas (honorários), despesas (aluguel), bens (computadores) e dívidas. Assim, fica fácil controlar o dinheiro, saber se o escritório está lucrando e tomar decisões importantes. O plano de contas do EasyJur é fixo; portanto, alterações, como remoção, edição ou inclusão de novos planos, precisam passar pela esteira de validação de sugestão de melhorias, que podem ser aprovadas ou não.

      • Tipo Valor: Classifica as transações financeiras de acordo com sua relevância para fins de tributação e emissão de notas fiscais. Por padrão, o sistema considera os lançamentos como Fiscal.

      Tipo Valor = Fiscal

      • Relevante para impostos: São valores que entram no cálculo de impostos, como ISS, PIS, COFINS, etc.
      • Exige emissão de nota fiscal: Operações com "Valor Fiscal" geralmente exigem a emissão de nota fiscal para documentar a transação e o recolhimento dos tributos.
      • Exemplos: Honorários advocatícios, venda de produtos.

      Tipo Valor = Não Fiscal

      • Irrelevante para impostos: São valores que não entram na base de cálculo de impostos.

      • Dispensa emissão de nota fiscal: Normalmente, não há necessidade de emissão de nota fiscal para operações com "Valor Não Fiscal".

      • Exemplos: Transferências internas entre contas bancárias da empresa, recebimento de empréstimos, pagamento de despesas internas como lanches para funcionários.

      • APROVADO?: Esse campo indica se a receita está aprovada ou não. A aprovação de receita depende da configuração presente no cadastro de usuários. Somente usuários com permissão para aprovar receitas poderão alterar este campo. Tentar aprovar uma receita obrigará que ela tenha um banco vinculado. Além disso, ações como emissão de boleto (cobrança), nota fiscal e fatura dependem de a receita estar aprovada.

      • Banco: Neste campo, é indicada a conta bancária que recebeu ou irá receber o valor dessa receita. É muito importante vincular corretamente a conta à receita, pois isso impacta diretamente no relatório de fluxo de caixa, por exemplo. A conta bancária pode ser cadastrada pelo gatilho de + que fica ao lado do campo de Banco ou diretamente no submódulo de contas bancárias. Para cadastrar uma conta bancária, é necessário ter acesso de ver e editar o submódulo de Contas Bancárias.

      • Forma de Pagamento: Este campo indica o meio pelo qual a receita será paga e possui as seguintes opções: Boleto; Cartão de Crédito; Cartão de Débito; Cheque; Depósito; Débito Automático; Dinheiro ou Pix. Os escritórios que utilizam o EasyJur para emissão de cobrança precisam se atentar a esse campo, pois ele define as possibilidades de cobrança que serão disponibilizadas. Por exemplo: Se a forma de pagamento estiver indicada como Boleto, não será possível realizar o pagamento via Pix (e vice-versa).

      • Faturado: Este campo indica se foi emitida uma fatura pelo EasyJur ou se o usuário indicou que houve uma emissão de fatura. Esse campo não tem relação direta com o pagamento da receita. Uma receita pode estar paga e não faturada; isso não é um erro.

      • NF EMITIDA: Este campo indica se houve ou não emissão de nota fiscal para a receita. Assim como o campo Faturado, este campo será alterado automaticamente quando a nota for emitida via EasyJur, ou o usuário pode alterá-lo manualmente quando a nota for emitida externamente e for necessário indicar na receita que a nota já foi emitida.

      • Status: Indica o status da receita, podendo variar entre Aberto, Pago e Cancelado, não sendo possível editar, adicionar ou remover esses status. Receitas vinculadas à conta bancária do Asaas não podem ter o status alterado para Pago de forma manual.

      Campos de datas:

      Nas receitas, existem alguns campos de datas. É importante entender o propósito de cada um deles:

      • Data de Competência: Refere-se ao período em que o serviço foi efetivamente prestado ou o produto foi entregue, independentemente de quando o pagamento foi realizado. Esta data define a que período a receita ou a despesa pertence. Em receitas recorrentes, a data de competência geralmente muda a cada mês. Para receitas parceladas, em geral, a data de competência permanece a mesma. No EasyJur, a data de competência influencia diretamente o DRE (Demonstrativo de Resultados do Exercício).

        • Exemplo: Se você elaborou um contrato em outubro, mas o cliente só pagou em novembro, a data de competência será outubro.

      • Data de Vencimento: É o prazo limite para o pagamento de uma conta ou recebimento de um valor. No EasyJur, a data de vencimento impacta diretamente o Provisionamento Financeiro.

        • Exemplo: A data de vencimento da sua fatura de internet ou a data limite para o cliente pagar os honorários.

      • Data de Pagamento: É a data efetiva em que o pagamento foi feito ou recebido. No EasyJur, a data de pagamento influencia diretamente o Fluxo de Caixa.

        • Exemplo: O dia em que você pagou a fatura de internet ou o dia em que o cliente depositou o valor dos honorários na sua conta.

      • Data de Crédito: Refere-se à data em que o valor realmente entra na sua conta bancária, disponível para uso. Pode ser diferente da data de pagamento, dependendo da forma de pagamento (transferência, cheque, etc.). No EasyJur, a data de crédito também impacta diretamente o Fluxo de Caixa.

        • Exemplo: Se o cliente pagou com um cheque no dia 10, mas o cheque só compensou no dia 12, a data de crédito será o dia 12.

      Relação entre as datas:

      Idealmente, a sequência seria: Data de Competência → Data de Vencimento → Data de Pagamento → Data de Crédito. No entanto, na prática, podem ocorrer variações, como pagamentos adiantados ou atrasados.

      Por que é importante diferenciar?

      • Organização financeira: Permite controlar o fluxo de caixa, prever receitas e despesas, e identificar pagamentos em atraso.
      • Controle fiscal: A data de competência é crucial para o cálculo e pagamento de impostos.
      • Gerenciamento de clientes: Ajuda a acompanhar os pagamentos dos clientes e tomar medidas em caso de atrasos.

      Agora podemos retornar aos demais campos da receita. 

      Parcelas: Esse campo é composto por dois quadrados. O primeiro (da esquerda para a direita) indica qual é a receita do fluxo de parcelas (1ª parcela, 2ª, 3ª, etc.). O segundo quadrado será editável apenas durante a criação da receita e indica a quantidade de parcelas. O valor inserido na receita será dividido pela quantidade de parcelas e, após o lançamento do fluxo de parcelas, não será possível editar a quantidade de parcelas.

      Receita Recorrente: Essa opção é uma flag. Quando selecionada, o sistema exibirá três outros campos: Periodicidade, Data Final e uma outra flag de "Vencimento em Dias Úteis". Essa funcionalidade permite configurar uma receita recorrente, ou seja, uma receita que se repete por um determinado período e, para evitar ações manuais, pode ser lançada por meio de um primeiro lançamento. Abaixo estão os campos que devem ser preenchidos para lançar a receita recorrente:

      • Periodicidade: Define a periodicidade da receita, se ela é diária, semanal, mensal, etc. No EasyJur, as opções de recorrência são fixas e não podem ser alteradas para edição, exclusão ou adição: Diária, Semanal, Quinzenal (não a cada 2 semanas, mas a cada 15 dias), Mensal, Trimestral, Semestral e Anual.

      • Data Final: Define o dia limite para o lançamento da recorrência. Dessa forma, a última receita lançada será a que tiver vencimento imediatamente anterior à data final e que siga o padrão de vencimento. Por exemplo: Se o vencimento da receita inicial for 05/01 e a data final da recorrência for definida como 31/12, o sistema lançará a última receita com vencimento em 05/12.

      • Vencimento em Dias Úteis: Essa flag define se a receita pode ou não vencer em dias não úteis. Se marcada (aconselhado), a data de vencimento será ajustada automaticamente caso o dia caia em fim de semana ou feriado. Caso contrário, o sistema permitirá que o vencimento ocorra nesses dias. É importante notar que essa opção é sobre a data de vencimento da receita, e não sobre a contagem de prazos, como ocorre nos workflows do sistema.

      Descrição: O campo de descrição da receita é do tipo "Editor de texto", permitindo a adição de textos e imagens. Em alguns casos, o sistema pode preencher ou editar automaticamente a descrição, como em receitas recebidas via transferência na conta Asaas, receita remanescente e receita de reembolso.

      ÁREA DE VALORES DA RECEITA:

      Ao lado do campo de Descrição, há a área de valores da receita, com os seguintes campos:

      • VALOR: O valor inicial da receita, base do serviço antes de quaisquer ajustes (desconto ou acréscimo). Geralmente, é o valor acordado com o cliente/pagador.

      • VALOR PARCELA: Quando a receita é parcelada, este campo indica o valor exato de cada parcela. Se não for parcelada, o valor será o mesmo que o apresentado em "VALOR".

      • ACRÉSCIMO / DESCONTO: Esse campo é dividido em três partes: uma que mostra a relação entre acréscimo e desconto e o valor resultante; e dois campos específicos para adicionar acréscimos e descontos.

      • VALOR BRUTO: Resultado da soma entre o valor da parcela e o acréscimo ou desconto. Se não houver nenhum ajuste, o valor bruto será igual ao valor da parcela. Esse valor será o apresentado na nota fiscal caso seja emitida pelo EasyJur.

      • Impostos: Campo informativo sobre a carga tributária da receita (não influencia no valor da receita).

      • Retenções: Este campo aparece apenas em receitas operacionais e quando no cadastro do pagador está indicada a retenção de impostos. A retenção ocorre quando o valor da receita for superior a R$ 215,15, e no caso do IRRF, quando o valor for igual ou superior a R$ 10,00.

      • VALOR LÍQUIDO DA NOTA FISCAL: Este campo exibe o valor bruto menos as retenções, ou seja, o valor líquido que será apresentado na nota fiscal caso ela seja emitida.

      • Juros / Multas: Apresenta o valor de juros e multa, caso a receita esteja vencida e o escritório opte por aplicar juros e multa. Os percentuais podem ser definidos manualmente ou configurados em "Configurações -> Informações e Segurança".

      • Valor Final: Resultado do valor líquido somado aos juros/multas, caso houver. Se uma cobrança (boleto) for emitida, o valor final será o que constará nela.

      Botões Finais na Aba Principal de Receitas:

      • Salvar e Adicionar Novo: Salva a receita e abre novamente a janela para criação de uma nova receita.

      • Salvar: Salva apenas a receita atual.

      • Salvar e Sair: Salva a receita e fecha a janela de criação de receita.

      • Cancelar: Cancela a criação da receita e fecha a janela.

      Campos Obrigatórios:

      • Plano de Contas
      • Banco (somente se for necessário aprovar a receita)
      • Data de Competência
      • Data de Pagamento
      • Parcelas (obrigatório, mas o sistema preenche automaticamente com o valor 1)

      Aba Parcelas: Esta aba não é exibida durante o cadastro da receita, mas sim após o lançamento parcelado ser salvo. Ela apresenta o fluxo de parcelas, mostrando o número da parcela, o ID, status, data de vencimento e valor. A aba também possui os botões "Salvar" e "Cancelar", mas não permite cadastro de novas parcelas, apenas edições.

      Aba Repasses:

      Essa aba permite o cadastro de repasses para a receita, sendo comum em escritórios de advocacia, onde valores precisam ser repassados a advogados.

      • Base de Cálculo: Indica qual valor da receita será utilizado para calcular o repasse (Valor da Receita, Valor Bruto ou Valor Líquido).

      • Plano de Contas: Plano de contas associado ao repasse.

      • Desconto: Porcentagem de desconto aplicada antes de calcular a comissão.

      • Comissão e Valor da Comissão: Permite calcular a comissão tanto por porcentagem como pelo valor final. O sistema calcula automaticamente o outro campo após o preenchimento de um deles.

      • Comissão para: Indica quem irá receber a comissão, com a possibilidade de cadastro de novas pessoas diretamente.

      • Banco: Define o banco de pagamento da comissão.

      • Forma de Pagamento: Especifica como será paga a comissão (boleto, cartão, dinheiro, etc.).

      • Observação: Campo para adicionar notas explicativas sobre o repasse.

      • Dias a Deslocar: Permite adiar o pagamento da comissão para um número específico de dias.

      • Parcelas: O lançamento da comissão pode ser parcelado, permitindo a definição do número de parcelas.

      Campos Obrigatórios:

      • Plano de contas
      • Valor de Desconto (se houver)
      • Porcentagem da comissão
      • Valor da comissão
      • Comissão para
      • Banco de pagamento
      • Número de parcelas

      Após preencher esses campos, basta clicar em "Adicionar" para registrar o repasse, que pode ser acessado na aba de repasses da receita ou no módulo de despesas.

      Aba Centro de Receita: Nesta aba, é possível cadastrar centros específicos de receita, como filiais ou áreas internas (consultivo, contencioso, compliance). O percentual de cada centro de receita é calculado com base no valor principal da receita. A soma dos percentuais de todos os centros de receita não pode ultrapassar 100%.

      Aba GED: Permite enviar e gerenciar arquivos relacionados à receita. O limite é de 150 MB por arquivo. A listagem de arquivos pode ser ajustada e ordenada por data ou nome. Também é possível visualizar os arquivos diretamente no sistema ou baixá-los.

      Aba Grupos: Permite associar a receita a um grupo específico, facilitando a pesquisa e a restrição de acesso. Para adicionar grupos, subgrupos ou tags, é necessário que esses itens já estejam cadastrados previamente.

      Aba Timeline: Registra todas as ações realizadas nas receitas, como criação e edição. Logs de exclusão não são registrados, pois, uma vez excluída, a receita desaparece do sistema. A timeline mostra a data, hora, usuário responsável, tipo de ação (criação ou alteração) e o ID da receita.