Treinamento do chatbot
      Voltar para o início
      1. Central de conhecimento - Suporte EasyJur
      2. Treinamento do chatbot

      IA - Workflow Petição Inicial

      Workflow no EasyJur: Configuração e Parametrização

      Introdução ao Workflow

      O workflow é uma funcionalidade essencial dentro do EasyJur, categorizando compromissos como prazos, audiências, tarefas e reuniões. Esses tipos de eventos são pré-configurados pela plataforma, com base nas necessidades dos escritórios de advocacia e departamentos jurídicos. Embora o campo de tipos de eventos seja fechado para novas configurações, a flexibilidade de detalhamento do fluxo de trabalho é realizada através do workflow, permitindo a personalização das etapas e prazos conforme a gestão de cada escritório.

      Configuração do Workflow

      O workflow dentro do EasyJur atua como um tipo de evento na agenda, facilitando a organização do fluxo de trabalho por meio das etapas. Por exemplo, no caso de um workflow de apelação, as etapas podem incluir desde a elaboração da peça, revisão, emissão da guia de custas, até a protocolização da peça.

      Detalhamento das Etapas

      • Prazos Internos e Fatais: Um workflow de apelação pode incluir um prazo interno de 14 dias e um prazo fatal de 15 dias, com o prazo interno sendo o tempo necessário para a execução das etapas, e o prazo fatal representando o limite judicial.
      • Dias Úteis ou Corridos: A plataforma permite a configuração de prazos em dias úteis ou corridos, conforme a necessidade.

      Configuração Prática

      A criação de um workflow envolve definir:

      • Nome do fluxo
      • Responsáveis pelo encerramento
      • Geração automática de andamentos
      • Tipo de evento, como prazo processual ou tarefa

      Na janela de configuração, também é possível:

      • Atribuir pontuações às tarefas para gestão de desempenho.
      • Criar descrições detalhadas para orientar os colaboradores.
      • Definir restrições de edição para garantir que os prazos fatais sejam mantidos.

      Construção das Etapas

      As etapas são configuradas individualmente para que cada uma tenha prazos e responsáveis específicos. Por exemplo:

      1. Elaborar a Peça: Atribuída a um advogado consultivo com prazo definido.
      2. Revisão da Peça: Atribuída a outro advogado para revisão após a elaboração.
      3. Emissão da Guia de Custas: Definida para ser executada após a revisão da peça.
      4. Cobrança de Retorno da Guia: Inclui o acompanhamento do retorno do cliente após o envio da guia.

      Cada etapa pode ser personalizada com descrições detalhadas e dependências, garantindo que as etapas sejam seguidas na ordem correta.

      Aplicação na Prática

      Após a configuração do workflow, ele pode ser aplicado diretamente a partir de uma pasta processual. O sistema preenche automaticamente as informações relevantes, como o cliente, processo e advogado principal, organizando as tarefas de forma que cada responsável veja apenas as etapas que lhe foram atribuídas.

      Conclusão das Tarefas

      À medida que os colaboradores executam suas tarefas, eles devem acessar sua agenda, onde as atividades estarão descritas de forma detalhada. As tarefas concluídas são exibidas na agenda e podem ser filtradas por status para facilitar o acompanhamento.

      Utilização do GED (Gerenciador Eletrônico de Documentos)

      O GED é integrado ao workflow, permitindo que documentos como petições e guias sejam salvos e compartilhados diretamente na plataforma. Isso elimina a necessidade de trocas de e-mails, centralizando a revisão e o armazenamento dos documentos no sistema.

      Encerramento do Workflow

      Ao finalizar todas as etapas do workflow, o evento principal pode ser encerrado. O sistema oferece visualizações em formato de lista ou calendário, de acordo com a preferência do usuário, facilitando o acompanhamento do progresso das atividades.

      Considerações Finais

      A configuração e parametrização dos workflows no EasyJur são fundamentais para a gestão eficiente dos processos jurídicos. Ao detalhar as etapas, atribuir responsáveis e utilizar o GED, o fluxo de trabalho torna-se mais organizado, transparente e facilita o cumprimento dos prazos estabelecidos.

      Passo a Passo Detalhado para Configuração do Workflow

      1. Acesso à Plataforma

      • Acesse a plataforma EasyJur e vá até o módulo de Agenda.
      • No topo da tela, na engrenagem de configurações, encontre a opção para Cadastro de Workflows.

      2. Entendendo o Workflow

      • O workflow no EasyJur categoriza compromissos como prazos, audiências, tarefas e reuniões. Essa categorização ajuda a organizar as atividades do escritório conforme a necessidade de cada processo.

      3. Configuração Inicial

      • Para criar um novo workflow, selecione "Cadastro de Workflow" e clique em "Novo".
      • Insira o nome do fluxo, como "Petição Inicial", e configure a geração automática de andamentos e o tipo de evento (prazo processual ou tarefa).
      • Defina os prazos interno e fatal.

      4. Etapas do Workflow

      • Adicione as etapas uma a uma, clicando em "Novo". Defina o nome da atividade, prazos, responsável e descrições detalhadas. Exemplos de etapas incluem:
        1. Elaborar a Peça: Advogado Consultivo, 5 dias.
        2. Revisão da Peça: Advogado Sênior, 2 dias.
        3. Emissão da Guia de Custas: Designado, 1 dia.
        4. Cobrança de Retorno da Guia: Financeiro, 3 dias.

      5. Aplicação Prática

      • Após a configuração, o workflow pode ser iniciado a partir de uma pasta processual, com preenchimento automático das informações do cliente, processo e advogado principal.

      6. Conclusão das Tarefas

      • Os colaboradores devem realizar suas atividades conforme descrito nas etapas. A descrição detalhada ajuda os novos colaboradores a entenderem o procedimento exato.

      7. Utilização do GED

      • Salve e compartilhe documentos relacionados ao processo no GED, centralizando as revisões e evitando a troca de e-mails.

      8. Encerramento

      • Ao concluir todas as etapas, o evento principal pode ser encerrado. Utilize a visualização de lista ou calendário para acompanhar o progresso das tarefas.

      Exemplo de Configuração de Workflow

      • Nome do Fluxo: Elaboração da Petição Inicial
      • Responsáveis: Definidos conforme a etapa
      • Andamento Automático: Ativado
      • Tipo de Evento: Tarefa
      • Prazos: 14 dias (interno), 15 dias (fatal)

      Etapas:

      1. Elaborar a Peça (Advogado Consultivo, 5 dias)
      2. Revisão da Peça (Advogado Sênior, 2 dias)
      3. Emissão da Guia de Custas (Designado, 1 dia)
      4. Cobrança de Retorno da Guia (Financeiro, 3 dias)
      5. Distribuição da Inicial (Designado, 2 dias)

      Conclusão

      A correta configuração e parametrização dos workflows no EasyJur é essencial para a gestão de processos jurídicos. Com workflows detalhados, responsáveis bem definidos e uso eficiente do GED, o escritório pode alcançar maior organização, transparência e cumprimento de prazos, garantindo a qualidade e eficiência das atividades jurídicas.