IA - Como Configurar e Utilizar um Workflow no EasyJur

No EasyJur, os usuários podem configurar e utilizar workflows de forma eficaz para organizar processos e fluxos de trabalho. Este artigo detalha como criar, configurar e utilizar workflows, ajudando a maximizar a eficiência das operações jurídicas.

Acessando o Cadastro de Workflow

Existem duas maneiras principais de acessar a configuração de workflows no EasyJur:

Via Configurações

No menu principal, clique em "Configurações".
No submenu, selecione "Cadastro de Workflow".

Via Agenda

Na agenda, clique no botão no canto superior direito identificado como "Workflow" (representado por uma engrenagem).

Ambos os caminhos levam à página de configuração de workflows, onde é possível criar novos workflows ou visualizar os já existentes.

Criando um Novo Workflow

Passo 1: Acessar o Cadastro de Workflow

Acesse o menu de Configurações ou clique na engrenagem dentro da agenda.
Na página de workflows registrados, clique no botão "Novo" para iniciar a criação de um workflow.

Passo 2: Preencher as Informações Principais

Na tela de criação do workflow, preencha as seguintes informações principais:

Nome: Defina o nome do workflow, por exemplo, "Parecer Consultivo".
Responsável: Atribua um responsável fixo ou deixe em branco para definir posteriormente. Apenas um responsável concluirá a tarefa.
Andamento Automático: Escolha se deseja gerar automaticamente um andamento do projeto.
Tipo de Evento: Selecione o tipo de evento, como "Consultoria" ou "Prazo Processual".
Prazos: Defina o prazo interno (tempo ideal para concluir) e o prazo fatal (máximo permitido), e escolha se os prazos incluem fins de semana e feriados.
Pontuação: Defina uma pontuação para o responsável, útil para a gestão de equipes.
Tags: Use tags para inserir dados específicos do cliente ou do processo.
Ativo/Inativo: Mantenha o workflow ativo ou inativo enquanto estiver em configuração.
Restringir Alteração de Eventos: Adicione restrições de segurança para que apenas administradores ou coordenadores possam alterar o workflow.
Automático: Configure se o workflow será vinculado a outro fluxo dependente.

Configuração das Etapas do Workflow

Após preencher as informações principais, é necessário configurar as etapas do workflow. Cada etapa representa uma ação específica que precisa ser realizada para concluir o workflow.

Passo 3: Adicionar Etapas

Para configurar as etapas, clique em "Novo" na aba de etapas e preencha as seguintes informações:

Nome da Etapa: Defina um nome descritivo, como "Receber Documentos e Analisar".
Descrição: Detalhe as ações necessárias para completar a etapa.
Prazos: Defina os prazos para cada etapa e escolha se eles incluem fins de semana e feriados.
Etapa Dependente: Configure se uma etapa depende da conclusão de outra.
Responsável: Defina um responsável fixo ou deixe em branco para definir posteriormente.
Permitir Alteração de Prazo: Decida se o prazo pode ser alterado.
Tags e Pontuação: Utilize tags, se necessário, e defina a pontuação atribuída ao responsável.

Exemplo de Workflow: Etapas de um Parecer Consultivo

Etapa 1: Receber Documentos e Analisar

Descrição: "Receber documentos do cliente e analisar seu conteúdo."
Prazo: 0 a 2 dias.
Responsável: Defina o responsável.
Tags: Inserir dados do cliente.

Etapa 2: Elaborar o Parecer

Descrição: "Elaborar o parecer com base na análise dos documentos."
Prazo: 2 a 3 dias.
Dependência: "Receber Documentos e Analisar."
Responsável: Defina o responsável.

Etapa 3: Revisar o Parecer

Descrição: "Revisar o parecer elaborado."
Prazo: 3 a 4 dias.
Dependência: "Elaborar o Parecer."
Responsável: Defina o responsável.

Etapa 4: Entregar o Parecer

Descrição: "Marcar reunião para entregar o parecer ao cliente."
Prazo: 4 a 6 dias.
Dependência: "Revisar o Parecer."
Responsável: Defina o responsável.

Organização e Gerenciamento do Workflow

Utilização de Grupos

Criar Grupos: Organize workflows em grupos, como Consultivo ou Contencioso, para facilitar a busca e o gerenciamento.
Filtrar Workflows: Utilize filtros para encontrar workflows em grupos específicos.

Linha do Tempo

O histórico de alterações é registrado automaticamente, com o nome do usuário, data e hora das modificações, garantindo rastreabilidade.

Iniciando e Gerenciando Workflows

Passo 4: Iniciar o Workflow

Acesse a Pasta do Projeto relacionada ao workflow.
Dentro da pasta, vá para a agenda.
Clique em "Novo" e selecione o tipo de evento, como "Parecer".
Defina as datas internas e fatais conforme o workflow configurado.
Atribua os responsáveis para cada etapa, se não estiverem predefinidos.

Passo 5: Gerenciamento das Etapas

Cada responsável verá as tarefas atribuídas em sua agenda.
Os responsáveis devem verificar a descrição da etapa, preencher as resoluções e registrar o tempo gasto.
Após concluir a etapa, a tarefa é marcada como finalizada, e o workflow segue para a próxima etapa.

Conclusão do Workflow

O responsável pelo evento principal verificará se todas as etapas foram concluídas corretamente e encerrará o workflow. O progresso pode ser acompanhado na agenda em formato de lista ou calendário.

Conclusão

A criação e configuração de workflows no EasyJur oferecem uma forma organizada e eficiente de gerenciar projetos e processos. Com a atribuição clara de responsáveis, definição de prazos e etapas, a plataforma garante que todos os processos sigam um fluxo bem definido. O uso de grupos e tags facilita a personalização e busca, enquanto as restrições de segurança asseguram que apenas usuários autorizados possam fazer alterações. Com esses recursos, a gestão de projetos no EasyJur torna-se mais estruturada e eficaz.