Conclusão de Procedimento de Workflow no EasyJur
Neste artigo, será abordado o processo de conclusão de um workflow na plataforma EasyJur, desde a inicialização até a finalização de todas as etapas. O exemplo prático utilizado será a elaboração de uma petição inicial, destacando as principais funcionalidades da ferramenta.
Acessando a Plataforma
Após fazer login na plataforma EasyJur e acessar a dashboard, o usuário deve navegar até o módulo de Agenda para iniciar a programação do procedimento. Apenas os procedimentos relacionados ao perfil logado serão exibidos.
Iniciando a Programação
- Botão "Novo": Clique em "Novo" para abrir a janela de agendas e tarefas.
- Programação da Petição Inicial: Selecione o cliente (neste caso, a cliente Júlia) e defina o tipo de evento como "Tarefa".
- Fluxo de Trabalho: Escolha o fluxo "Elaboração da Petição Inicial".
- Data de Início: A data de início pode ser ajustada ou mantida como a data atual.
Configuração das Etapas
Após programar o fluxo, o sistema perguntará se deseja alterar as datas iniciais ou finais das etapas. Caso as datas já estejam corretas, basta confirmar clicando em "OK".
Etapas do Fluxo
O fluxo de elaboração da petição inicial geralmente inclui as seguintes etapas:
- Elaboração da peça
- Revisão
- Emissão da guia
- Cobrança
- Distribuição da inicial
Cada etapa pode ter um responsável definido, e as datas de início e término podem ser editadas conforme necessário.
Visualização e Filtragem
A agenda exibe apenas as etapas que são de responsabilidade do usuário logado. Para visualizar o fluxo completo, utilize a pesquisa avançada.
Pesquisa Avançada
- Filtros: Filtre por tipo de evento, workflow, intervalo de datas e cliente para visualizar todas as etapas do fluxo.
- Tarefas: A pesquisa avançada permite que o usuário visualize todas as tarefas associadas ao fluxo, mesmo aquelas atribuídas a outros responsáveis.
Utilização do Time Sheet
Durante a execução das atividades, o cronômetro (time sheet) pode ser utilizado para registrar o tempo gasto em cada etapa.
Ação do Cronômetro
- O cronômetro pode ser acionado várias vezes durante a execução de uma tarefa.
- Cada registro de tempo será automaticamente armazenado na aba time sheet da atividade correspondente.
Conclusão das Etapas
Para concluir uma etapa, é necessário alterar o status da atividade para "concluído". O sistema impede a finalização de uma etapa se ela depender de uma anterior que ainda não foi concluída, garantindo a sequência lógica das atividades.
Dependência de Etapas
- Alteração de Status: Altere o status da atividade para "concluído" e salve.
- Dependência: O sistema assegura que as atividades só possam ser concluídas na ordem correta, garantindo a finalização progressiva.
Gerenciador Eletrônico de Documentos (GED)
Ao finalizar uma etapa, o sistema leva o usuário ao evento principal, onde é possível anexar documentos relevantes no GED, como petições, comprovantes de protocolo e guias pagas.
Anexar Documentos
- Adicione documentos ao GED utilizando formatos como PDF, Word ou Excel.
- O tamanho máximo dos arquivos dependerá do plano contratado.
Finalização do Fluxo
Após a conclusão de todas as etapas, o evento principal deve ser encerrado. Verifique se todas as etapas foram completadas e encerre o evento indicando o tempo gasto.
Encerramento do Evento
- Verificação de Etapas: Certifique-se de que todas as etapas foram finalizadas corretamente.
- Alteração de Status: Marque o evento principal como "concluído", registrando o tempo total gasto.
Considerações Finais
Este artigo demonstrou o processo de conclusão de um workflow no EasyJur, utilizando como exemplo a elaboração de uma petição inicial. O fluxo inclui desde a programação inicial até a finalização de todas as etapas, destacando a importância da configuração correta, do uso do time sheet e da gestão de documentos através do GED. A metodologia apresentada pode ser adaptada para outros processos no escritório, como a abertura de pastas processuais após a distribuição inicial.