Utilização da Plataforma EasyJur para Gestão de Documentos Jurídicos e Biblioteca Digital
O EasyJur oferece uma solução robusta para a gestão de documentos jurídicos e modelos automatizados, facilitando o dia a dia dos escritórios de advocacia. Neste artigo, abordaremos as funcionalidades da aba de documentos e a biblioteca digital da plataforma, focando na criação e utilização de modelos de documentos.
Menus de Documentos e Modelos
Dentro da aba "documentos" no EasyJur, encontramos duas opções principais: "documentos" e "modelos".
- Documentos: Refere-se aos documentos já gerados ou prontos para serem utilizados diretamente.
- Modelos: Área onde novos modelos de documentos são criados e armazenados para futuras utilizações, com a possibilidade de personalização automática.
Cadastro de um Novo Modelo
Para criar um novo modelo de documento, siga os seguintes passos:
- Clique em "Mais Novo": Acesse a aba de modelos e selecione a opção "criar modelo".
- Defina as Informações Básicas: No formulário de cadastro, insira o nome do modelo, tipo de documento, assunto, área (como cível, trabalhista, etc.) e configure tags para automação, que serão usadas para preencher dados automaticamente.
- Exemplo: Um modelo de procuração pode incluir tags como nome do cliente, CPF, e outras informações que serão automaticamente preenchidas com base nos dados cadastrados no sistema.
Criação e Formatação de Conteúdo
Uma vez configurado o modelo, o próximo passo é adicionar o conteúdo:
- Copie e Cole o conteúdo na caixa de texto. O editor da plataforma é semelhante ao Google Docs, permitindo a formatação de textos e a manutenção do layout original ao importar documentos do Word.
- Utilize as ferramentas de formatação para alinhar, ajustar fonte, e estilizar conforme necessário.
Automação com Tags
Um dos principais diferenciais da plataforma é a capacidade de automatizar modelos por meio de tags:
- Tags Automáticas: Estas substituem informações mutáveis, como nome do cliente, CPF, endereço, nome do advogado, entre outros dados. Exemplo: a tag
será automaticamente substituída pelo nome cadastrado no sistema quando o documento for gerado. - Personalização Dinâmica: Isso permite a reutilização do mesmo modelo para vários clientes ou casos, economizando tempo na criação de documentos repetitivos.
Inserção de Logomarca
Para dar um toque profissional aos documentos, a EasyJur permite a inserção de logomarca:
- Logomarca: Pode ser adicionada usando uma tag que busca a imagem diretamente nas configurações do escritório, ou carregada manualmente via URL ou da biblioteca digital.
Utilização dos Modelos
Os modelos criados podem ser usados em diferentes áreas da plataforma, como:
- Processos e Casos
- Projetos Consultivos
- Agenda
- Pessoas
A funcionalidade de busca no menu de documentos facilita a localização de modelos, tornando a automação de documentos mais rápida e eficiente.
Biblioteca Digital do EasyJur
O EasyJur também possui uma Biblioteca Digital, que funciona como um Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), permitindo o armazenamento e a organização de uma variedade de arquivos. Aqui, você pode armazenar:
- Contratos sociais
- Jurisprudências
- Logomarcas.
- Documentos internos e externos
Os arquivos são organizados de forma cronológica, e podem ser facilmente recuperados através de filtros ou pesquisas.
Conclusão
O EasyJur oferece uma gestão documental prática e eficiente, permitindo a criação, formatação e automação de documentos jurídicos. O uso das tags de automação agiliza a geração de documentos personalizados, enquanto a biblioteca digital centraliza o armazenamento de todos os arquivos importantes. Ao integrar essas funcionalidades com outros módulos, como processos, consultivo e agenda, o EasyJur se destaca como uma ferramenta completa para a gestão jurídica moderna.
Na próxima sessão, exploraremos o menu de Legal Design, aprofundando ainda mais o uso da plataforma para a criação de documentos personalizados com elementos visuais diferenciados.