Gestão de Despesas e Suprimentos na Plataforma EasyJur
Introdução
A plataforma EasyJur proporciona um sistema robusto para a gestão de despesas e suprimentos em escritórios de advocacia. Este artigo detalha as funcionalidades das abas de "Estoque de Suprimentos", "Requisição de Suprimentos" e "Débitos e Compras", explicando como utilizá-las para garantir uma administração otimizada dos recursos do escritório.
Aba de Estoque de Suprimentos
A aba de Estoque de Suprimentos é essencial para o controle de todos os materiais utilizados diariamente no escritório. Com ela, é possível monitorar e gerenciar o estoque de forma eficiente, evitando a falta de itens essenciais.
Como Adicionar um Novo Item ao Estoque
- Clicar em "Mais Novo": Inicie o cadastro de um novo item no estoque.
- Preencher Informações Necessárias:
- Nome do material.
- Código de barras (se aplicável).
- Quantidade disponível.
- Localização do material.
- Unidade de medida (caixa, unidade, etc.).
- Valor de compra.
Os materiais cadastrados são exibidos em uma listagem que inclui:
- Descrição do material.
- Valores de compra.
- Quantidades disponíveis.
- Ações para editar ou excluir os itens.
Esse recurso permite ao gestor de suprimentos monitorar os níveis de estoque e garantir a reposição dos itens conforme necessário, assegurando que o escritório mantenha um inventário atualizado.
Aba de Requisição de Suprimentos
A aba de Requisição de Suprimentos agiliza o processo de solicitação de materiais pelos colaboradores, eliminando a necessidade de e-mails e otimizando a comunicação interna.
Como Solicitar Suprimentos
- Clicar em "Mais Novo": Inicie uma nova requisição de suprimento.
- Preencher Campos Necessários:
- Usuário: Quem está solicitando o material.
- Projeto: Caso o material esteja vinculado a um projeto específico.
- Data e Destinatário: Informações sobre a data de solicitação e o responsável pela entrega.
- Selecionar Materiais: Escolha os itens específicos do estoque e informe a quantidade desejada.
Se o material solicitado não estiver disponível, o colaborador pode anexar um orçamento na aba de GED, facilitando a análise do gestor. Uma vez que a requisição é aprovada, o sistema automaticamente deduz a quantidade solicitada do estoque, mantendo o controle atualizado.
Aba de Débitos e Compras
A aba de Débitos e Compras é dedicada ao registro de reembolsos e compras já efetuadas pelos colaboradores, proporcionando um fluxo mais eficiente para o controle financeiro.
Como Registrar uma Solicitação de Reembolso
- Clicar em "Mais Novo": Inicie uma nova solicitação de reembolso.
- Preencher Informações:
- Nome do favorecido e do solicitante.
- Tipo de pagamento: Se é uma despesa fiscal ou não fiscal.
- Valor do reembolso.
- Cliente associado e a classificação do pagamento.
- Forma de pagamento e data de vencimento.
- Campo para mensagens detalhadas sobre a solicitação.
Anexar Comprovantes
É possível anexar comprovantes de pagamento e adicionar produtos relacionados à solicitação, garantindo que toda a documentação necessária esteja centralizada para análise.
Uma vez submetida a solicitação, o gestor financeiro pode aprová-la diretamente na aba de despesas, onde o lançamento aparecerá como uma possível despesa a ser paga. Isso agiliza o processo de reembolso e mantém a contabilidade do escritório sempre organizada.
Funcionalidades Complementares
Além das principais funcionalidades descritas, cada aba oferece recursos adicionais:
- Geração de Relatórios: Relatórios podem ser exportados em PDF ou Excel para um controle mais detalhado e documentação de auditoria.
- Filtragem Avançada: Use filtros para refinar a visualização dos lançamentos, seja para itens do estoque, requisições ou despesas, facilitando a gestão diária.
- Aprovação e Pagamento Direto: Na aba de Débitos e Compras, o gestor pode aprovar despesas e realizar pagamentos diretamente, sem necessidade de trocas de mensagens.
Conclusão
A plataforma EasyJur oferece um sistema robusto e integrado para a gestão de despesas e suprimentos, facilitando o controle eficiente de materiais e reembolsos em escritórios de advocacia. Com as funcionalidades da aba de Estoque de Suprimentos, Requisição de Suprimentos e Débitos e Compras, os gestores podem otimizar a administração dos recursos, garantindo que o escritório funcione de maneira eficiente, transparente e organizada.
Esse fluxo de trabalho simplifica processos que, muitas vezes, podem ser burocráticos e demorados, permitindo que o escritório se concentre em suas atividades jurídicas principais.