Treinamento do chatbot
      Voltar para o início
      1. Central de conhecimento - Suporte EasyJur
      2. Treinamento do chatbot

      IA - Como cadastrar um agendamento?

      Aprenda como realizar o cadastro de uma nova agenda no EasyJur.

      Gerenciamento de Agenda no EasyJur: Um Guia Completo

      Introdução ao Módulo de Agenda

      O EasyJur oferece um módulo de agenda robusto e intuitivo, que facilita a organização e gestão das atividades do escritório de advocacia. Através deste módulo, os usuários podem visualizar suas tarefas em dois formatos: Calendário ou Listagem, acompanhando o status das tarefas, seja concluída, aberta ou atrasada. Além disso, o sistema permite a realização de pesquisas detalhadas e a emissão de relatórios, aumentando a eficiência e organização no dia a dia dos profissionais.

      Cadastro de um Novo Agendamento

      Para cadastrar um novo agendamento, siga os passos abaixo:

      1. Acesso ao Módulo de Agenda:

        • No menu lateral, selecione "Agenda" e clique em "+Novo".

      2. Janela de Cadastro de Agenda:

        • Após clicar em "+Novo", o EasyJur abrirá a janela de cadastro da agenda. Esta janela contém diversas abas: Principal, Etapas Workflow, Timesheets, Envolvidos, Grupos, GED, Comentários e Timeline.

      Aba Principal

      A Aba Principal contém os campos essenciais para a configuração da tarefa.

      Campos da Aba Principal:

      • Cliente (Opcional): Embora não seja obrigatório, associar um cliente a um agendamento facilita a vinculação com processos, contratos ou oportunidades relacionadas.

      • Tipo de Evento (Obrigatório): Escolha entre uma variedade de eventos, como Audiência, Atendimento, Prazo, Reunião, entre outros. A classificação correta é importante para uma melhor organização.

      • Workflow (Opcional): Se um workflow foi configurado no EasyJur, ele pode ser automaticamente associado ao evento, criando uma automação de etapas.

      • Status (Obrigatório): Inicialmente, as agendas são criadas com o status "Aberto", mas o status pode ser alterado para "Concluído" ou "Cancelado", dependendo do andamento da tarefa.

      • Responsável 1 (Obrigatório): Define o responsável principal pela tarefa.

      • Data Interna: Representa a data de início da tarefa.

      • Data Fatal: Prazo final para a conclusão da tarefa.

      • Início e Fim: Horários de início e término podem ser inseridos para uma melhor organização.

      • Timesheet (Opcional): Permite registrar o tempo gasto na tarefa, que pode ser automaticamente calculado ou inserido manualmente.

      • Responsável 2 (Opcional): Caso haja mais de um responsável, este campo pode ser utilizado para adicionar um segundo responsável.

      • Cadastro: Indica a data de criação da agenda (não editável).

      • Conclusão: Este campo registra a data de conclusão da tarefa.

      • Processo/Projeto/Contrato/Oportunidade: Permite vincular a tarefa a processos judiciais, projetos consultivos, contratos ou oportunidades de negócios.

      • Descrição: Descreva os detalhes da tarefa.

      • Resolução: Registre o resultado da tarefa quando ela for concluída.

      Flags da Aba Principal

      • Hora Tarifada: Se o agendamento estiver vinculado a um contrato com tarifação por horas, essa opção determinará se o tempo registrado será convertido em receita.

      • Evento Recorrente: Configure a periodicidade do evento, como diário, semanal, mensal, entre outros.

      • WhatsApp ao Cliente: Ao ativar esta opção, a descrição e resolução do agendamento serão enviadas automaticamente ao cliente via WhatsApp.

      • Enviar para o Google Agenda: Integra o evento com o Google Agenda (se configurado).

      • Enviar E-mails: O sistema pode enviar notificações por e-mail aos responsáveis e clientes.

      • Gerar Andamento: Permite criar automaticamente um andamento de processo ou projeto vinculado ao agendamento.

      Outras Abas do Agendamento

      Etapas Workflow

      • Visualize e gerencie as etapas de um workflow vinculado à agenda.

      Timesheets

      • Acompanhe o tempo dedicado às tarefas através dos timesheets registrados.

      Envolvidos

      • Adicione mais pessoas ou entidades envolvidas na tarefa, como clientes, solicitantes ou responsáveis adicionais.

      Grupos

      • Associe grupos e subgrupos para uma melhor categorização e organização das tarefas.

      GED (Gestão Eletrônica de Documentos)

      • Exibe e permite o envio de documentos relacionados ao agendamento.

      Comentários

      • Registre e visualize comentários sobre o agendamento.

      Timeline

      • A timeline apresenta um histórico completo das alterações e eventos relacionados ao agendamento.

      Funcionalidades Extras

      • Pesquisa Avançada e Relatórios: Utilize a pesquisa avançada para encontrar tarefas específicas, filtrar por status, cliente, responsável, entre outros critérios. Relatórios podem ser gerados em PDF ou Excel.

      • Kanban ou Listagem: Escolha entre uma visualização em Kanban, com tarefas organizadas por status e prioridade, ou Listagem, para uma visão mais simplificada e condensada dos agendamentos.

      Conclusão

      O módulo de agenda do EasyJur oferece uma solução completa para o gerenciamento de tarefas em escritórios de advocacia. Com uma interface intuitiva e várias opções de personalização, ele facilita a organização do dia a dia, garante a visibilidade das tarefas em andamento e ajuda a cumprir prazos importantes. O uso correto desse módulo resulta em uma gestão mais eficiente, automatizada e integrada, contribuindo diretamente para o sucesso do escritório.