Cadastro de receitas

Artigo Detalhado e Aprofundado: Cadastro de Receitas no EasyJur

1. Acesso ao Módulo de Receitas: Um Guia Passo a Passo

Ponto de Partida: Dashboard: Imagine que o painel principal do EasyJur (o dashboard) é como a recepção de um hotel, onde você começa sua jornada. É aqui que você inicia sua navegação para qualquer módulo do sistema.
Navegação pelo Menu Lateral: No lado esquerdo da tela, você verá uma lista de módulos, como um menu lateral em um aplicativo. Aqui, você procura por "Financeiro e Contratos". Este é o seu primeiro passo para chegar ao módulo de receitas.
Encontrando o Módulo de Receitas: Dentro de "Financeiro e Contratos", você verá a opção "Receitas". Clique aqui para acessar o módulo onde você poderá cadastrar e gerenciar suas receitas.
A Importância das Permissões: Assim como um quarto de hotel tem uma chave, o módulo de receitas tem um controle de acesso. Se você não consegue ver o módulo, significa que seu usuário não tem permissão para acessá-lo. É como se sua chave não abrisse a porta.
Verificando e Alterando Suas Permissões:
- Acesso às Configurações: Para verificar ou alterar suas permissões, você precisa ir ao "módulo de configurações". Ele também fica no menu lateral esquerdo.
- Cadastro de Usuários: Dentro do módulo de configurações, procure por "cadastro de usuários".
- Localizando Seu Usuário: Encontre seu nome na lista de usuários.
- Editando Suas Permissões: Ao encontrar seu usuário, clique no botão de "editar" (geralmente representado por um lápis).
- Mais Controle de Acesso: Dentro da tela de editar, procure o botão "+ controle de acesso".
- Ajustando o Acesso ao Módulo de Receitas:
  - Dentro do "mais controle de acesso", procure o módulo "receitas", ele está em ordem alfabética.
  - Você verá três cores:
    - Vermelho: Significa que você não pode ver nem acessar o módulo. É como se a porta não existisse para você.
    - Amarelo: Você pode ver o módulo, mas não pode fazer alterações, como um visitante que pode apenas observar.
    - Azul: Você tem permissão para ver e editar o módulo, como um hóspede que pode interagir com o quarto.
  - Clique sobre a cor para alterar sua permissão.
- Salvando as Alterações: Depois de ajustar suas permissões, não se esqueça de clicar em "Salvar e Sair".

2. Tipos de Receitas: Operacional vs. Não Operacional

Receitas Operacionais:
- Definição: São as receitas do dia a dia do escritório, que estão diretamente ligadas à sua atividade principal. São como os ganhos diários de um negócio.
- Exemplo: Honorários advocatícios são o exemplo clássico de receita operacional para um escritório de advocacia. É o valor recebido pelos serviços prestados.
- Nota Fiscal: Em geral, receitas operacionais necessitam de emissão de nota fiscal.
- Vínculo com a Operação: Essas receitas são o "coração" do negócio. Elas refletem as suas atividades principais.
Receitas Não Operacionais:
- Definição: São receitas eventuais, que não fazem parte da operação normal do escritório, como se fossem ganhos extras ou movimentações financeiras.
- Nota Fiscal: Em geral, receitas não operacionais não necessitam de emissão de nota fiscal (e o EasyJur não permite também). O pagamento pode ser feito via boleto, mas a emissão de nota fiscal não é um requisito.

- Exemplo 1: Reembolso de Custas: Quando o escritório paga custas processuais e o cliente reembolsa esse valor, isso gera uma receita não operacional.
- Exemplo 2: Rendimentos de Aplicações: Se o escritório tem dinheiro aplicado em uma conta bancária que gera rendimentos, o valor rendido é uma receita não operacional.
- Importância do Lançamento: Mesmo não sendo receitas "de lucro", é fundamental lançá-las no sistema para ter um controle financeiro completo.
- Semelhança com um Empréstimo: O dinheiro de um reembolso, por exemplo, não é um ganho real. É como um "empréstimo" que o escritório fez e recebeu de volta.
Distinções no Sistema:
- Filtros: O sistema permite filtrar receitas operacionais e não operacionais, facilitando a análise. Em despesas isso não é possível.
- Planos de Contas: Os planos de contas são específicos para cada tipo de receita, garantindo que os lançamentos sejam feitos corretamente.

3. Cadastro Detalhado de uma Receita Operacional: Campo a Campo

Aba Principal: O Coração do Cadastro: A aba principal é o ponto central do cadastro de uma receita, como o formulário principal de um pedido. É aqui que você preencherá a maior parte das informações.
Campos da Aba Principal (da esquerda para a direita, de cima para baixo):
- Cliente Vinculado:
  - Função: Identifica o cliente relacionado à receita, como o nome do cliente em uma nota de serviço.
  - Cadastro: Se o cliente não estiver cadastrado, você pode cadastrá-lo na hora clicando no botão "+" ao lado do campo, mas somente se você tiver permissão para editar o cadastro de pessoas. Essa função é como adicionar um novo contato na sua agenda.
  - Importância: Essencial para vincular a receita ao cliente correto.
- Pagador:
  - Função: Identifica quem efetuou o pagamento, que pode ser diferente do cliente. É como identificar quem assinou o cheque.
  - Exemplo: Em um processo, o pagador pode ser a parte contrária, enquanto o cliente é o seu cliente.
  - Importância: Essencial para identificar a origem do pagamento.
- Contrato:
  - Função: Lista os contratos vinculados ao cliente. Se não houver cliente selecionado, o sistema listará todos os contratos. É como listar os contratos relacionados a um cliente (e literalmente é isso).
  - Importância: Permite associar a receita a um contrato específico.
- Processo:
  - Função: Lista os processos vinculados ao cliente. Similar ao contrato, mas com processos. É como listar os processos relacionados a um cliente.
  - Importância: Permite vincular a receita a um processo específico.
- Projeto:
  - Função: Lista os projetos vinculados ao cliente. Similar ao processo, mas com projetos consultivos. É como listar os projetos relacionados a um cliente.
  - Importância: Permite vincular a receita a um projeto específico.
- Área do Direito:
  - Função: Especifica a área do direito relacionada à receita..
  - Importância: Essencial para relatórios e organização. Não é preenchido automaticamente, mesmo com o processo vinculado, a não ser que você cadastre a receita direto pelo módulo de processos.
  - Atenção: Não é possível editar as opções presentes neste campo, em caso de necessidade de inclusão, é preciso contatar o suporte.
- Advogado (Responsável pela Receita):
  - Função: Indica o advogado ou responsável pela receita.
  - Exemplo: Pode ser o advogado do caso ou um membro da equipe financeira.
  - Importância: Ajuda no controle e repasse de valores.
- Plano de Contas:
  - Função: Define a categoria contábil da receita. É como classificar a receita para fins contábeis.
  - Importância: Campo obrigatório para todo cadastro de receita. É fundamental para o correto funcionamento do sistema.
  - Restrições: O plano de contas do sistema é fixo, e não é possível fazer alterações. É preciso escolher um plano existente que mais se adeque à sua realidade. O sistema possui opções genéricas para a maioria das situações.
  - Campos Personalizados: Para alguns planos (Growth, Growth+), existe a possibilidade de usar um campo personalizado e criar uma lista com seus próprios planos de contas.
  - Lista de Planos: Para obter a lista completa, você pode exportar um relatório do módulo DRE. Para isso, acesse o DRE e exporte um relatório em Excel sem realizar nenhum filtro. Você pode também solicitar ao suporte.
- Tipo de Valor:
  - Função: Classifica a receita como fiscal ou não fiscal.
  - Importância: Ajuda a filtrar as receitas no sistema.
- Aprovação:
  - Função: Permite controlar o status de aprovação da receita. É como um controle de qualidade.
  - Permissões: A edição desse campo depende da permissão de usuário.
  - Sugestão: Utilize para controle interno, aprovando somente após a validação da receita.
  - Ações em Massa: O sistema permite aprovar várias receitas de uma vez, mas é preciso ter acesso para realizar ação em massa.
- Banco:
  - Função: Vincula a conta bancária onde o valor foi recebido. É como vincular a receita à sua conta bancária.
  - Importância: Obrigatório para aprovar a receita. Sem ele, o sistema não permite o avanço para etapa de emissão de cobrança, por exemplo.
  - Atenção: Não é possível incluir um banco depois, por ação em massa. É preciso fazer manualmente, por isso, a dica é já inserir o banco no ato do cadastro.
- Forma de Pagamento:
  - Função: Especifica a forma de pagamento (boleto, cartão, etc.). É como registrar como você foi pago.
  - Importância: Essencial, principalmente se usar a conta Asaas, pois impacta na emissão de cobranças.
  - Lista Fixa: A lista de opções é fixa e não pode ser alterada.
- Faturado:
  - Função: Indica se a receita já foi faturada. É como sinalizar que a fatura já foi emitida.
  - Atenção: Se marcado como "Sim", o sistema impede o faturamento em massa. Se não usa conta asas, não tem problema marcar "sim". Se usa a conta asas, o recomendado é deixar "não" e emitir a fatura pelo faturamento em massa. No faturamento em massa você pode optar pela opção de faturamento manual e assim não será gerara uma fatura em si, mas o sistema irá alterar o campo de Faturado para 'Sim'.
- NF Emitida:
  - Função: Indica se a nota fiscal já foi emitida.
  - Atenção: Se você emite notas pelo sistema, deixe "não". Se você emite notas fora do sistema, você pode mudar para "sim". Não marque "sim" se você vai emitir notas dentro do sistema, pois isso vai impedir a emissão.
- Status da Receita:
  - Função: Indica o status da receita (aberto, pago, cancelado).
  - Conta Asaas: Se usar a conta Asaas, o status é alterado automaticamente pelo sistema quando o pagamento é recebido. Você não pode alterar manualmente.
  - Cancelamento: Se quiser cancelar uma receita vinculada a conta asas, é preciso mudar o banco antes.
- Data de Competência:
  - Função: Indica a data em que a receita foi gerada. É como a data de emissão de uma nota (e geralmente é a mesma).
  - Receitas Parceladas: Geralmente, a data de competência é a mesma para todas as parcelas e no EasyJur o sistema lança considerando que será a mesma data de competência para todas as parcelas.
  - Importância: Fundamental para a organização e controle das receitas e para o DRE.
- Data de Vencimento:
  - Função: Data de vencimento da receita.
  - Receitas Parceladas: A data de vencimento varia para cada parcela (Caso seja um lançamento parcelado).
  - Importância: Essencial para o controle de contas a receber. Não é possível emitir boleto para receitas com vencimento menor que o dia atual.
- Data de Pagamento:
  - Função: Data em que o cliente efetuou o pagamento. É como a data em que o pagamento foi feito, não necessariamente a data que dinheiro entrou na conta do escritório.
  - Importância: Importante para o controle financeiro.
- Data de Crédito:
  - Função: Data em que o valor foi creditado na conta bancária. É como a data em que o dinheiro caiu na conta.
  - Importância: Mais fiel do que a data de pagamento para fluxo de caixa, pois o crédito pode ocorrer dias depois do pagamento.
  - Relatórios: Essencial para relatórios de fluxo de caixa (assim como a data de pagamento).
- Parcelas:
  - Função: Permite dividir a receita em parcelas. É como dividir o valor total em prestações.
  - Importância: Essencial para controlar pagamentos parcelados.
  - Atenção: A quantidade de parcelas e nem o valor total do fluxo de parcelas podem ser alterados após a criação. Se precisar, cancele (caso já tenha alguma parcela paga) e lance novamente.
  - Exclusão de receitas parceladas: Receitas parceladas só podem ser excluídas a partir da 1º parcela. Caso o fluxo de parcelas tenha alguma receita paga não será possível excluir, sendo necessário cancelar as demais parcelas. Caso a exclusão a partir da 1º parcela seja possível, ao fazê-la, todas as receitas do fluxo de parcelas serão excluídas juntas.
- Receita Recorrente:
  - Função: Permite criar receitas com periodicidade. É como criar um pagamento automático.
  - Opções: Diária, semanal, quinzenal, mensal, trimestral, semestral e anual.
  - Atenção: Quinzenal não é a cada 14 dias (duas semanas), e sim a cada 15 dias. Não é possível criar lançamentos recorrentes a cada duas semanas.
  - Recorrência Parcelada: Não é possível lançar receitas parceladas recorrentes.
  - Periodicidade:
    - Função: Define a periodicidade da receita recorrente.
  - Vencimento em Dias Úteis:
    - Função: Ajusta a data de vencimento para o próximo dia útil caso caia em um fim de semana ou feriado. É como garantir que um boleto não vença no domingo.
    - Importância: Facilita o controle de pagamentos.
  - Data Final:
    - Função: Define a data final da recorrência.
- Valor da Receita:
  - Função: Valor inicial (base) da receita. É o valor que você vai receber antes de calcular qualquer acréscimo, desconto, retenções, juros ou multa.
  - Parcelas: Se a receita for parcelada, insira o valor total e a quantidade de parcelas no campo de parcelas.
- Acréscimo:
  - Função: Adiciona um valor extra à receita. É como a taxa de boleto.
  - Exemplo: Taxa de boleto ou outras custas administrativas.
- Desconto:
  - Função: Adiciona um valor de desconto à receita.
- Impostos:
  - Função: Campo informativo, não influencia no valor da receita. Serve apenas para controle interno. É como um lembrete dos impostos incidentes.
  - Importância: Controle interno, não reflete no valor da nota fiscal.
- Retenções:
  - Função: Calcula automaticamente as retenções (IRRF, CSLL, etc.) se o valor da receita for superior a R$215.05.
  - Configurações: As alíquotas são configuradas em "Configurações" -> "Informações de Segurança" (se não usa conta Asaas) ou "Configurações" -> "Configurações de Faturamento" (se usa conta Asaas).
  - IRRF: O IRRF só é calculado como retenção na nota fiscal se o valor dele for superior a R$10,00.
- Valor Líquido:
  - Função: Valor da receita após a dedução das retenções. É o valor que irá para a nota fiscal.
  - Importância: O sistema emite notas fiscais com base nesse valor.
- Juros e Multa:
  - Função: Define o percentual de juros e multa, caso a receita esteja vencida. É como uma taxa de atraso.
  - Configurações: Definido nas configurações -> Informações e Segurança do sistema.
  - Valor Líquido: O valor de juros e multa não altera o valor líquido da receita.
  - Boletos: O sistema não emite boleto para receitas vencidas.
- Valor Final:
  - Função: Valor total da receita, incluindo juros e multa. É o valor que aparecerá no boleto.
Finalizando o Cadastro:
- Salvar: Para salvar suas alterações, clique em "Salvar" ou "Salvar e Sair".
- Cancelar: Se precisar desistir do cadastro, clique em "Cancelar" ou no "X" no canto superior direito da janela de cadastro.

4. Abas Adicionais da Receita: Explorando as Funcionalidades Extras

Parcelas:
- Função: Exibe as parcelas da receita, caso ela seja parcelada. É como visualizar a lista de parcelas de um carnê. Nesta aba é possível alterar o valor das parcelas. Atenção para não adiantar muitos valores de parcelas pois isso pode fazer o sistema zerar o valor das parcelas do fim do fluxo.
Repasses:
- Função: Permite criar repasses automáticos para terceiros. É como programar o pagamento de comissões.
- Cálculo: O repasse não é calculado com base no valor final, mas sim em outros campos, como o valor da receita.
- Plano de Contas: Permite definir o plano de contas do repasse..
- Desconto: Permite definir o valor de desconto para o repasse. (Porcentagem da receita a ser desconsiderada para assim, com o valor restante, ser calculado o repasse).
- Comissão: Permite definir a porcentagem do repasse. (se preenchido, calcula automaticamente o Valor da comissão)
- Valor comissão: Valor da comissão/repasse. (se preenchido, calcula automaticamente a porcentagem da comissão)
- Favorecido: Indica quem receberá o repasse.
- Banco: Indica de qual conta bancária sairá o valor do repasse.
- Forma de Pagamento: Define a forma de pagamento do repasse (não tem pix ainda).
- Dias a Deslocar: Permite adiar o repasse alguns dias.
- Parcelas: Permite parcelar o repasse.
- Observações: Permite adicionar observações sobre o repasse.
- Lançamento: Ao adicionar o repasse, o sistema automaticamente lança uma despesa vinculada à receita. Essa receita também pode ser acessada pelo módulo de Despesas do EasyJur).
Centro de Receita:
- Função: Vincula a receita a um centro de receita específico (filial, área do direito, etc).
- Centro Primário e Secundário: Permite definir centros de receita primário e secundário. Os centros precisam estar previamente cadastrados.
GED:
- Função: Permite anexar arquivos à receita. É como anexar documentos a um processo.
- Limite: Até 150MB por arquivo, respeitando o limite contratado pelo escritório.
- Tipos de Arquivo: Aceita diversos tipos de arquivos (imagens, documentos, etc.).
- Organização: Utilize o GED para guardar todas as informações relevantes, como notas fiscais, contratos, prints, etc., deixando a descrição para texto puro.
- Ações em Massa: Permite baixar e excluir em massa.
Grupos:
- Função: Permite vincular a receita a um grupo de usuários para controle de acesso ou organização. É como classificar a receita por tags.
- Restrição de Acesso: Pode ser usado para restringir o acesso a certos usuários.
- Tags: Pode ser usado para marcar as receitas e facilitar a pesquisa.
Timeline:
- Função: Registra todas as alterações da receita. É como um histórico de revisões.
- Ordem: Exibe as alterações de baixo para cima (do mais antigo para o mais recente).
- Informações: Mostra a data, horário, usuário e as alterações realizadas.
- ID: O ID da receita é mostrado na timeline, útil para o suporte.
- Análise: Utilize a timeline para verificar as alterações em um campo, pois a timeline registra os salvamentos feitos em quase todos os campos, mas não necessariamente houve alteração em todos eles, ela destaca o que estava sendo salvo naquele dia e horário por um determinado usuário, mas para comprovar alteração é preciso analisar e comparar com o registro anterior.

5. Dicas e Boas Práticas: Maximizando a Eficiência no Cadastro

Cadastro por Outros Módulos:
- Recomendação: Cadastre receitas pelos módulos de processos, contratos ou projetos. Isso facilita o cadastro, pois o sistema preenche automaticamente algumas informações.
- Vantagens: O sistema preenche o cliente, contrato, processo, área de direito (no caso do módulo de processo) e outros dados automaticamente.
- Módulo de Processos: É o que preenche mais campos automaticamente.
Planejamento: Preencher todos os dados com antecedência
Utilize Repasses: Aproveite a ferramenta de repasses para automatizar pagamentos e comissões.
GED: Não utilize a descrição da receita, use o GED para armazenar arquivos e prints.
Grupos: Utilize grupos para controlar acesso caso o escritório utilize a restrição por grupo e/ou organizar as receitas.
Timeline: Acompanhe as alterações pela timeline para rastrear o histórico da receita.